Todos tenemos un ERP en nuestra empresa, y esta altura ya sabemos que no hacen ni gestionan todo lo que necesitamos, y mucho menos en las áreas de planificación y gestión de la producción, aunque sí tengan módulos específicos para esta área.
Estas deficiencias se suelen suplir con hojas de cálculo Excel o con desarrollos a medidas realizados por los implantadores de los ERP lo cual tiene importantes inconvenientes como ya cometamos en nuestro anterior artículo.
Hemos agrupado los déficits o carencias más habituales para empresas fabricantes (y como creemos que se solucionan) en 7 bloques:
1. Excesiva rigidez.
Por muy personalizable que sea un ERP, las opciones para adaptarse a la realidad de una empresa, por lo general, son limitadas.
Las organizaciones no siempre siguen un patrón lineal de tareas al desarrollar sus diferentes áreas de actividad ni sus procesos. Además, forzar el encaje entre las funcionalidades de una plataforma de software empresarial y la realidad de la compañía puede afectar a la productividad.
Aunque unos ERPs tienen más funcionalidad o flexibilidad que otros en el área de producción, al final acabamos exportando los datos a una Excel para conseguir esta flexibilidad que necesitamos en nuestra día a día.
2. Falta de información detallada para los procesos de fábrica.
Es bueno que el ERP tenga toda la información a nivel corporativo, pero no tienen toda la información que se necesita para fabricar.
Esto es un problema muy difícil de solventar, ya que un ERP fue creado para que la información fuera explotada por el departamento financiero de la empresa. Por tanto, en los módulos de producción no hay campos para recoger toda la información necesaria, y en caso de que si los hubiera, esa información no es del todo válida para producción ya que se ha introducido para dar información al departamento financiero.
3. Dificultad para poder mantener los datos al día.
Hemos comprobado que en el ERP, normalmente, no tenemos todos los campos con toda la información que necesitamos para fabricar y que esta información no siempre tiene el detalle que queramos. Y para los datos que sí podemos tener en el ERP y mantener desde los departamentos vinculados con la fabricación, su mantenimiento es muy farragoso y nos lleva más tiempo del deseado.
Los módulos de producción no están pensados para poder ser usados únicamente por producción y por tanto mantener el maestro de artículos o de rutas es un auténtico dolor, ya que hay que ir casi una docena de pantallas diferentes para poder alimentar todos los datos (esta información no suele estar en una sola y mucho menos con un diseño fácil de mantener). Esto en la práctica hace que no se mantengan los datos al día o al menos no en el ERP.
Un caso particular son las empresas de fabricación de maquinaria o productos personalizados o por encargo, ya que los módulos de producción de los ERP suelen estar diseñados para empresas de fabricación en serie. Para esta casuística, mantener los maestros de artículos y rutas al día puede ocupar casi toda la jornada laboral del responsable.
4. Interfaz pesada para los usuarios
La complejidad de algunos productos de software ERP es bastante grande, precisamente debido a la gran cantidad de funcionalidades con las que trata de adaptarse a clientes con necesidades muy dispares. Muchas de estas funciones son innecesarias, o al menos superfluas, y lo único que consiguen es aumentar la dificultad de la interfaz para los usuarios finales.
Este punto es un agravante de los puntos anteriores, lo que hace que los usuarios busquen su día a día por fuera del ERP.
5. Falta de funcionalidad específica para las diferentes áreas.
En un escenario ideal, un ERP debería de poder gestionar todos los procesos de la empresa. Pero la realidad es que hay que complementarlo con sistema específicos. En concreto para realizar la planificación y gestión de producción. Se ha de complementar con sistemas como son los APS (Advanced Planning Systems) y los sistemas MES (Manufacturing Execution Systems). No hacerlo nos llevará a desarrollos a medida interminables o a un número de hojas Excel ingobernables a largo plazo.
6. Los ERPs solo soportan la decisión, no ayudan en la toma de decisiones
Antes de una tomar una decisión no solo se necesitan todos los datos al detalle de cada actuación, también se necesitan poder evaluar diferentes escenarios y analizar sus diferentes consecuencias, pudiendo así elegir el que más conviene.
Esta capacidad de simulación no suele estar disponible en el ERP, y si lo está no es el suficientemente ágil. La Excel y los desarrollos tampoco mejora mucho más la cosa, con lo cual la única solución es complementar el ERP con otros sistemas especializados como los mencionados en el punto anterior.
7. Cálculos e informes.
Es cierto que lo bueno de un ERP es que tenga todo a la información de la empresa, pero el problema es que no está muy preparado para presentar los nuevos cálculos e informes que las situaciones requieren. Por ello, finalmente los usuarios lo realizan por fuera en una hoja Excel que no solo hace cálculos e informes que se necesitan, sino que se van incorporando datos que el ERP no proporciona. Con ello lo que conseguimos es que dejen de ser hojas de cálculo puntuales para calcular una cierta información y verla con sus gráficos y se convierten en permanentes y se utilizan para poder modificar o introducir nuevos datos en la propia hoja de cálculo, pero que en ningún caso devuelven al ERP corporativo.
Como conclusión, hemos de ser realistas y saber que el día a día nos come a todos por un lado y por otro necesitamos información rápida para tomar decisiones y no podemos seguir todo el proceso de esperar que otro departamento nos meta los datos, o realizar todo un proceso que requiere el ERP para tener una información por ello los usuarios tiene a hacer fuera del ERP con Excel con todos los inconvenientes que en nuestra anterior post mencionamos.
La solución pasa por ser prácticos y poder dotar al ERP de sistemas complementarios o especializados que se integren perfectamente con él, que tomen datos de forma automática y que luego los devuelvan actualizándolos. Mantendremos así la información centralizada y a salvo, en lugar de en hojas de cálculo guardadas en los ordenadores de cada usuario.
Por último se recomienda seleccionar una consultoría que además de proveer estos sistemas complementarios o especializados (como APS o MES), que también se adapte lo máximo posible a las necesidades de la empresa, y nos puedan ayudar a realizar una reingeniería de los procesos. Sugerimos evitar las consultoras solo tecnológicas que nos proponen cubrir las carencias de los ERPs o de los sistemas especializados que nos recomiendan con Excels o desarrollos a medida, ya que solo solucionaríamos en problema en parte, y por tanto realizando un digitalización parcial y no total de nuestras necesidades para fábrica. Lo deseable es un digitalización completa donde el usuario pueda usar los datos y hacer las gestiones que necesita de manera fácil y rápida, y todo este integrado de ida y vuelta con el ERP, evitar Excels, desarrollos a medida o sistemas aislados.
