Vamos a exponer una serie de razones que te permitirán ver con más claridad los inconvenientes de usar Excel en procesos como cálculos de previsiones, de órdenes de fabricación, planificación de la producción, datos maestros, OFs, reportes de producción, etc. y te ayudarán a ponerte las pilas en eso de las nuevas tecnologías para sacar el mejor beneficio para tu empresa.
1. Proceso manual, y dedicación más horas de lo necesario.
Por supuesto que somos conscientes de que existen programas informáticos que nos han hecho la vida más fácil. Sin embargo, todo llega a su fin, sobre todo cuando estamos hablando de cálculos largos, tediosos y aburridos que podrían llevarnos horas y horas, incluso días y semanas, para conseguir algún resultado mínimamente fiable y, aún así, nos arriesgamos a cometer un sinfín de errores que darían al traste con todo nuestro trabajo.
Hemos de tener en cuenta que el Excel basa su eficacia en introducir manualmente los datos en una hoja de cálculo. Piensa por ejemplo en el proceso de calcular órdenes de fabricación o hacer un programa de producción (asignar las órdenes a cada recurso). Una fábrica con más de 100 OF semanales o más de 20 recursos productivos esto es una pesadilla que puede llevar un día organizar la producción de una semana ¡Agotador… y una auténtica pérdida de tiempo y productividad!
Debes pensar que, en la actualidad y gracias a las nuevas tecnologías, nos encontramos con software auténticamente optimizado. Un ejemplo de ello puedes ser un sistema de para realizar el plan maestro de producción donde las OFs se generen automáticamente de los datos del ERP o un sistema avanzado de planificación donde las ordenes se asignen automáticamente a los recursos productivos cumpliendo las restricciones productivas.
Esto permite al planificador no tener que estar usando papel y hoja de cálculo luego transportando datos al ERP.
2. Errores que pueden costar miles de euros.
Estudios recientes han estimado que cerca del 90 por ciento de las hojas de cálculo contienen errores que, en algunos casos, pueden modificar significativamente el resultado de todo el trabajo.
Desde luego estos datos no deben extrañarnos, al fin y al cabo, cuando trabajamos sobre una hoja de Excel, nuestro control sobre los editores de celda es incipiente y es más factible el error humano. Mientras llevas a cabo el proceso de detectar errores que deben ser subsanados, estás perdiendo un tiempo y un trabajo precioso, que podrían ser empleados en otros menesteres más productivos para la empresa. Como hacer las gestión atender a urgencias de clientes o imprevistos sucedidos en planta.
Un producto software evita que se cometas errores en la introducción de datos o en el cálculo.
3. Sistema pasivo
Normalmente, es muy útil que un sistema se genere acciones. Por ejemplo, que el sistema te avise si el stock de un material sea inferior al stock de seguridad, o incluso que realice automáticamente la orden de reposición.
En una hoja Excel no puedes realizar ninguna acción. El sistema es pasivo, no te informa ni realiza acciones, sólo puedes entrar y rellenar/o consultar los datos.
Por el contrario, un producto de software puede contemplar cualquier número de workflows independientemente de complejidad. Esto tiene una doble ventaja de que, por un lado, te obliga a definir tus procesos, y por otro te permite automatizar las tareas. Todo esto no es posible en una hoja de cálculo.
4. Problemas de Seguridad
La vulnerabilidad es otro de los grandes problemas a la hora de emplear Excel como calculador de órdenes de fabricación, programación de la producción o repositorio de datos que no están en el ERP. En realidad, los problemas de seguridad de guardar información importante en hojas de cálculo que se guardan en el ordenador local del que lo usa, o se comparten por correo electrónico o se guardan en una carpeta compartida donde otros, por error, pueden manipular o borrar datos que son importantes para la empresa.
La Excel no tiene sistemas de protección contra el uso indebido de la información contenida. Esto incluye tanto la manipulación accidental, como el uso inapropiado de forma consciente.
¿Cuáles son las consecuencias de que alguien modifique por error la fórmula del cálculo de una receta? ¿Y las de que un trabajador enfadado modifique la Excel con la que realizas los cálculos importantes? ¿O copie una en la que guardas la información sensible? ¿Eres consciente del riesgo que supone para tu empresa?
En un producto software defines qué usuarios o grupos de usuarios acceden a qué información, y qué acciones puede realizar cada uno de ellos. Esta seguridad no es posible con una hoja Excel.
5. Dificultades de mantenimiento.
El mantenimiento de las hojas Excel suele ser difícil de realizar. Frecuentemente estas hojas las realizan gente con altos conocimientos de Excel y que, probablemente, en el momento aplican un alto esfuerzo para realizarlas. Es también frecuente que la misma persona, meses más tarde, no sea capaz de modificar su propia hoja Excel o que la persona deje la empresa y nadie más sepa mantenerla. Hemos visto como grandes empresas pasan por grandes apuros cuando el que realizó la hoja Excel abandona la empresa. ¿Quién asume el mantenimiento de esa hoja Excel?.
Por el contrario, un sistema standard está pensado para que cualquier usuario lo pueda usar y tener una empresa de software detrás que pueda dar soporte y ampliar su funcionalidad con nuevas versiones.
6. Difícil sostenibilidad en el tiempo.
Al abordar una hoja Excel rara vez se considera un horizonte de sostenibilidad más allá de unos pocos meses. ¿Qué pasará con tu enorme hoja Excel dentro de 2, 3, 5 años funcionando? ¿Cuánto habrá crecido? ¿Podrá manipularse o será demasiado grande? ¿Tendrás muchos archivos, o todo en uno? ¿Cómo vas a mantener los datos, se crearán duplicidades? ¿Y si tienes que modificar algo, tendrás que ir a todas las hojas a mantenerlas?
Por otro lado, ¿cómo se comportará tu hoja Excel cuando Microsoft cambie de versión? ¿Y cuándo cambie tu flujo de trabajo? ¿Podrás al menos recuperar la información de forma sencilla para migrarla a otro sistema?
De forma similar a la mantenibilidad, al implementar un software standard se garantiza su sostenibilidad ya que será un producto que irá evolucionado en el tiempo con las nuevas tecnologías o las nuevas necesidades del mercado y que pueda estar en funcionamiento un tiempo prolongado.
7. Costes ocultos.
Puede parecer que hacer una hoja Excel es barato. En oposición, a comprar un producto especializado standard. Nada más lejos de la realidad.
Puede que, en principio, efectivamente parezca más barato hacer una hoja de cálculo y “ya está”. Pero, ¿y los beneficios adicionales de definir tu modelo de trabajo y sus procesos asociados? ¿y la ventaja de automatizar tareas? ¿y la pérdida de tiempo por usar una herramienta que no es eficiente, y que hace perder cada día tiempo al usuario? ¿y el tiempo de mantenimiento, ampliación y sostenibilidad?
Aun suponiendo que el tiempo requerido para hacer una hoja Excel rápida, frente a la implantación a un producto especializado equivalente, sea inferior, lo cierto es que en el segundo caso tienes un producto muy superior en características, potencia, y versatilidad.
Si tienes en cuenta todos los costes ocultos, los tiempos dedicados a crearla, corregir errores, alimentarla, a mantenerla, por no hablar de las perdidas que puede generar a la empresa por sus errores, en balance, es más barato implementar un producto especializado que no tiene los 5 inconvenientes anteriormente descritos y además aporta importantes ventajas y beneficios. Créeme, la hoja Excel está haciendo perder dinero a tu empresa.
